امکانات نسخه جدید سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات ۱۳۹۶/۰۸/۱۴
احتراماً به استحضار میرساند در راستای بهبود و توسعه سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات از تاریخ ۱۴/۰۸/۹۶ سامانه بروزرسانی گردیده است. اقدامات زیر در نسخه جدید صورت گرفته است:
۱- بازگرداندن نامه‌هایی که در ارسال به پرونده الکترونیکی دانشجو با خطا مواجه شده‌اند به کارتابل فرستنده، با شرح خطا
سندهایی که هنگام ارسال به پرونده الکترونیک دچار خطا میشوند با گردش شرح خطا به کارتابل ارسال کننده به پرونده الکترونیک بازگردانده میشوند تا در صورت نیاز کاربر اصلاحات مورد نظر را انجام داده و یا با مدیرسیستم تماس حاصل نماید.
۲- راه‌اندازی خطایاب و ویرایشگر در شرح ارسال
ویرایش شرح‌های ارسال هر ردیف از جدول ایجاد شده است که با کلیک برروی شرح هر ردیف متن آن در ویرایشگر بالا نمایش داده شده و برای اعمال تغییرات متن ویرایش شده کلید انتقال در کنار هر ردیف فشرده فراهم شده است.
۳- برقراری ارتباط با سامانه ایمیل (امکان انتقال ایمیل به کارتابل)
درکنار پوشه کارتابل پوشه دیگری به نام ایمیل و یا پست الکترونیکی قرار گرفته است که در آن لیست ایمیل‌های کاربر نمایش داده خواهد شد و کاربر میتواند یک ایمیل را انتخاب کرده و توسط کلید "انتقال ایمیل به کارتابل" ایمیل را به عنوان یک سند، به اتوماسیون منتقل کند که موضوع سند همان موضوع ایمیل بوده، متن ایمیل در متن نامه منتقل می‌گردد و پیوست ایمیل در پیوست سند قرار میگیرد. کلید دیگری به نام "تولید نامه پیرو" هم وجود دارد که با فشردن آن ایمیل همانند کلید قبلی به‌عنوان یک سند اتوماسیون وارد سیستم شده ولی نامه ای جدیدی هم تولید میشود که سند ایمیل با لینک پیرو به آن متصل شده است. جهت استفاده از این امکان هرکاربر باید از قسمت تنظیمات کاربری، ایمیل سازمانی خود را همراه با کلمه عبور تنظیم نماید.
۴- امکان ایجاد نامه شخصی در جواب سایر نامه‌ها
یکی از مشکلاتی که در سامانه اتوماسیون وجود داشت جوابیه نامه ها بود و در صورتی که کاربر نامه ایی را درجواب یک نامه دیگر تایپ میشد قبل از آنکه آن نامه امضا شود همه ی افرادی که در گردش نامه وجود داشتند امکان مشاهده سند را داشتند جهت رفع این اشکال کلیدی با نام " جوابیه بعداز " امضاء افزوده شده است که با فشردن آن سندی تولید میشود که پس از امضاء لینک آن با سند اصلی با عنوان جوابیه برقرار خواهد شد.
۵- جستجو بر اساس نام در ارسال ECE
در صفحه ارسال ECE جستجو بر اساس نام و عنوان کاربرسازمان مقابل(گیرنده/فرستنده) فراهم شده است.
۶- عضویت و دسترسی به گروه کاربران به‌صورت پیش‌فرض
صفحه کاربری مدیریت کارتابل در مدیرسیستم به این صورت تغییر یافته است که چنانچه کارتابلی برای اولین بار ایجاد شود و تا کنون منسوب به عنوان نبوده است پس از ایجاد به‌صورت اتومات به دسترسی‌های پیش‌فرض "گروه کاربران" دسترسی اختصاص میابد و در صورت صلاح‌دید جهت تغییر دسترسی‌ها به صورت دستی امکانپذیر خواهد بود.
۷- مدیریت کارتابل (صفحه ایجاد و ویرایش کارتابل)
در چارت سازمانی دکمه "حذف" به این صورت تغییر کرده است که حذف فیزیکی اتفاق نمیافند و گزینه حذف شده به سازمان"سوابق دانشگاه تهران"منتقل میشود.
۸ - تغییر برچسب دکمه "دیگر" به "دریافت کننده‌ها"
برچسب دکمه دیگر به دریافت کننده های تغییر یافته است.